❀

Hành trình dịch vụ khách hàng

HYAN cảm ơn anh chị đã tin tưởng lựa chọn đồng hành cùng chúng em trong hành trình cưới thật đặc biệt này. Để mọi trải nghiệm diễn ra nhẹ nhàng, rõ ràng và vui vẻ, anh chị cùng dạo qua từng bước bên dưới nhé.

💛

🎀 Ai sẽ đồng hành cùng anh chị?

Mỗi bước trong hành trình sẽ có một bộ phận phụ trách riêng. Anh chị nhìn theo màu để biết ngay mình đang được ai chăm sóc.

Tư vấn & Ký hợp đồng Chăm sóc khách hàng Chuyên viên Makeup Ekip chụp hình Hậu kỳ, Chỉnh sửa & In ấn Kế toán & Thanh toán
1

Bước 01Ký hợp đồng & đặt cọc

Tư vấn · soạn hợp đồng Kế toán · nhận cọc

Sau khi thống nhất gói dịch vụ, anh chị vui lòng kiểm tra kỹ trước khi ký:

  • Thông tin cô dâu, chú rể.
  • Ngày cưới, ngày chụp và các hạng mục đã chọn.
  • Giá trị hợp đồng, quyền lợi, quà tặng và ưu đãi.
  • Đặt cọc 30% giá trị hợp đồng.
Mọi quyền lợi hoặc phát sinh thêm sẽ được xác nhận rõ trong nhóm chăm sóc để tránh nhầm lẫn.
2

Bước 02Tạo nhóm Zalo chăm sóc riêng

Chăm sóc khách hàng

Sau khi ký hợp đồng, HYAN sẽ tạo một nhóm Zalo riêng để đồng hành cùng anh chị trong suốt quá trình. Nhóm dùng để:

  • Xác nhận gói dịch vụ.
  • Đặt lịch thử đồ & chốt trang phục.
  • Xác nhận lịch chụp.
  • Chốt lịch makeup cưới hỏi.
  • Nhận ảnh, chọn ảnh & duyệt ảnh.
  • Theo dõi tiến độ sản phẩm.
  • Tiếp nhận các yêu cầu phát sinh.
Anh chị vui lòng trao đổi các nội dung quan trọng trong nhóm chung để HYAN hỗ trợ nhanh và đồng bộ nhất nhé.
3

Bước 03Xác nhận lại dịch vụ

Chăm sóc khách hàng

HYAN sẽ gửi một bản tóm tắt để anh chị kiểm tra, gồm:

  • Tên gói dịch vụ.
  • Giá trị hợp đồng.
  • Số tiền đã thanh toán & còn lại.
  • Trang phục & makeup.
  • Album, ảnh phóng, ảnh bàn & file ảnh.
  • Quà tặng, ưu đãi.
  • Ngày cưới, ngày chụp.
  • Các yêu cầu đặc biệt.
Anh chị chỉ cần phản hồi một câu:“Thông tin đúng, anh chị xác nhận.” — Nếu có nội dung cần điều chỉnh, báo ngay trong nhóm để HYAN kiểm tra giúp nhé.
4

Bước 04Thử và chốt trang phục

Chăm sóc khách hàng

Anh chị vui lòng đặt lịch trước khi đến thử đồ. HYAN sẽ hỗ trợ:

  • Thử váy chụp, váy cưới, váy đi bàn.
  • Thử áo dài, áo tráp và vest.
  • Ghi nhận mã trang phục.
  • Xác nhận phụ kiện đi kèm.
  • Hẹn lịch thử lại nếu cần.
Trang phục được xem là chốt chính thức khi hình ảnh hoặc mã đồ đã được gửi và xác nhận trong nhóm chăm sóc.
Thời gian chốt & giữ trang phục
  • Anh chị nên chốt trang phục trước 2 tuần – 1 tháng để được cập nhật những mẫu trang phục mới nhất.
  • Nếu ngày chốt và ngày sử dụng trang phục quá xa nhau, HYAN sẽ không nhận giữ đồ.
  • Nếu anh chị yêu cầu giữ đồ: phụ phí 1.000.000 – 10.000.000đ tùy dòng váy.
  • Thời gian giữ trang phục là 2 tháng kể từ ngày HYAN xác nhận giữ đồ cho anh chị.
Nếu có hạng mục trang phục nào anh chị không dùng đến:HYAN sẽ quy đổi sang ảnh để bàn (mỗi hạng mục trang phục tương ứng 1 ảnh để bàn). Anh chị cần báo trước ngày lấy đồ ít nhất 3 ngày để HYAN kịp sắp xếp và quy đổi giúp mình nhé.
5

Bước 05Xác nhận lịch chụp

Chăm sóc khách hàng · điều phối lịch

Anh chị gửi ngày chụp mong muốn để HYAN kiểm tra lịch:

  • Chuyên viên makeup.
  • Photographer.
  • Phòng chụp / địa điểm ngoại cảnh.
  • Trang phục.
  • Concept.
  • Các yêu cầu đặc biệt.
Lịch chụp chỉ chính thức khi hai bên cùng xác nhận trong nhóm.
Chính sách đổi lịch
  • Đổi lịch 1 lần miễn phí nếu báo trước từ 3 ngày trở lên.
  • Khi nhận yêu cầu, HYAN kiểm tra lại và thông báo các ngày còn trống để hai bên chọn ngày phù hợp nhất.
  • Báo đổi lịch dưới 3 ngày: phụ phí 1.000.000đ.
  • Ốm, tai nạn hoặc sự kiện bất khả kháng: HYAN linh động hỗ trợ theo tình hình thực tế.
6

Bước 06Chuẩn bị trước buổi chụp

Chăm sóc khách hàng
HYAN đã có sẵn cho anh chị
  • Voan, hoa lụa.
  • Hoa tai, vòng cổ, đồ cài tóc.
  • Nơ, cà vạt & phụ kiện theo set.
  • Giày chú rể size 40–44.
  • Giày cô dâu size 37–39.
Cô dâu chuẩn bị
  • Gội đầu sạch, dưỡng ẩm da nhẹ nhàng.
  • Làm nail phù hợp.
  • Tháo mi nối nếu có.
  • Chuẩn bị lens theo độ cận nếu cần.
  • Áo dán ngực màu be, đồ lót màu da.
  • Giày cao gót theo sở thích.
HYAN có sẵn lens 0 độ, giá tham khảo 250.000đ nếu anh chị có nhu cầu.
Chú rể chuẩn bị
  • Cắt tóc gọn gàng.
  • Áo sơ mi trắng, tất đen cao cổ.
  • Giày tây theo sở thích.
Lưu ý chung
  • Có mặt đúng giờ makeup, ngủ sớm trước ngày chụp.
  • Gửi moodboard nếu có phong cách mong muốn.
  • Theo dõi thời tiết nếu chụp ngoại cảnh.
  • Hạn chế mang theo quá nhiều người để buổi chụp thoải mái hơn.
7

Bước 07Trong buổi chụp

Chuyên viên Makeup Ekip chụp hình

Buổi chụp sẽ diễn ra theo các bước:

  1. Tiếp nhận & kiểm tra thông tin.
  2. Makeup và làm tóc.
  3. Thử lại trang phục.
  4. Chụp theo số lượng trang phục, concept & địa điểm trong gói.
  5. Thay trang phục, điều chỉnh tóc & makeup khi cần.
  6. Xem lại hình ảnh sau từng phần chụp.
  7. Kiểm tra đủ các hạng mục trước khi kết thúc.
  8. Sao lưu dữ liệu sau buổi chụp.
Anh chị cứ góp ý ngay nếu
  • Chưa hài lòng với makeup hoặc kiểu tóc.
  • Trang phục chưa thoải mái.
  • Dáng chụp chưa phù hợp.
  • Chưa ưng ý phông hoặc góc chụp.
  • Có yêu cầu quan trọng chưa được thực hiện.
HYAN rất mong nhận được phản hồi ngay trong buổi chụp để ekip điều chỉnh kịp thời. Anh chị vui lòng chọn phông chụp thật kỹ trước khi thực hiện — HYAN không ghép lại phông, voan hoặc khuôn mặt trong quá trình chỉnh sửa.
Sau buổi chụp, anh chị thanh toán:60% giá trị hợp đồng & các khoản phát sinh đã được xác nhận (nếu có).
8

Bước 08Nhận file ảnh gốc

Hậu kỳ Chăm sóc khách hàng

Trong vòng 24 giờ sau buổi chụp, HYAN sẽ gửi link ảnh gốc.

  • Link Drive được lưu trong vòng 3 ngày kể từ ngày gửi link.
  • Ảnh trên máy chủ HYAN được lưu đến khi hợp đồng hoàn tất.
  • Anh chị vui lòng tải & lưu ảnh về thiết bị cá nhân ngay khi nhận được link.
Anh chị không nên dùng link Drive của HYAN làm nơi lưu trữ lâu dài nhé.
9

Bước 09Chọn ảnh và chỉnh sửa

Hậu kỳ & Chỉnh ảnh
Thời gian chọn ảnh
  • Thông thường: chọn ảnh trong vòng 3 ngày.
  • Cần ảnh gấp: chọn ngay sau buổi chụp hoặc chậm nhất vào ngày hôm sau.
  • Gửi ảnh chọn chậm: thời gian trả sản phẩm sẽ lùi tương ứng số ngày gửi chậm.
Anh chị vui lòng không đổi tên file ảnh khi gửi mã ảnh chọn.
Tiến độ chỉnh sửa (tính từ khi nhận đủ danh sách ảnh)
  • Ảnh chỉnh demo: khoảng 5–7 ngày.
  • Hoàn thiện toàn bộ ảnh chỉnh: trong vòng 15–20 ngày.
Sau khi có ảnh hoàn thiện, HYAN mời anh chị đến cửa hàng để xem & chỉnh sửa trực tiếp trước khi chốt in. Nếu không thể đến, HYAN hỗ trợ duyệt qua Zoom. HYAN không khuyến khích góp ý qua tin nhắn vì hai bên có thể hiểu chưa đúng ý nhau. Anh chị được chỉnh sửa đến khi thống nhất bản cuối trước khi gửi in.
Thiệp online 💌
  • Đối với khách hàng có thiệp online: thiệp sẽ được trả sau khi khách chốt ảnh in.
  • Trường hợp khách lấy ảnh gấp: HYAN không hỗ trợ làm thiệp online.
10

Bước 10In và nhận sản phẩm

Hậu kỳ, Chỉnh sửa & In ấn

Sau khi anh chị duyệt & chốt in:

  • Ảnh phóng, ảnh bàn: khoảng 3 ngày.
  • Gói có album: tối đa 5 ngày.

Nếu sản phẩm hoàn thành sớm hơn, HYAN sẽ chủ động thông báo.

Khi nhận sản phẩm, anh chị kiểm tra
  • Album.
  • Ảnh phóng.
  • Ảnh bàn.
  • File ảnh.
  • Quà tặng.
  • Các hạng mục trong hợp đồng.
Sau khi kiểm tra sản phẩm, anh chị thanh toán:10% giá trị hợp đồng còn lại.
11

Bước 11Makeup ngày cưới hỏi

Chuyên viên Makeup

Anh chị cần gửi sớm các thông tin:

  • Ngày makeup & địa điểm makeup.
  • Thời gian nhà trai đến.
  • Các lưu ý đặc biệt.
Thông tin nên được chốt ngay sau buổi chụp để HYAN sắp xếp nhân sự. HYAN sẽ chủ động sắp xếp giờ makeup dựa trên lịch của tất cả cô dâu, chú rể trong cùng ngày, khoảng cách di chuyển và thời gian nhà trai đến. Giờ makeup chính thức sẽ được thông báo trước ngày cưới 3 ngày.
Với quyền lợi makeup nằm trong gói, HYAN không nhận booking giờ makeup theo yêu cầu — mục tiêu là bảo đảm tất cả khách hàng đều hoàn thành makeup trước giờ nhà trai đến.
Yêu cầu đích danh chuyên viên
  • Phụ phí 1.000.000đ/lần makeup.
  • Chỉ được xác nhận khi chuyên viên còn lịch.
Makeup tại nhà
  • Có phụ phí theo khoảng cách — HYAN báo mức cụ thể khi khách gửi địa điểm.
  • Phụ phí thanh toán trước buổi makeup.
  • Báo gấp / đổi sát ngày khiến HYAN không bố trí được nhân sự: HYAN có quyền từ chối makeup tại nhà.
Nếu báo muộn hoặc đổi lịch sát ngày khiến HYAN không thể sắp xếp, khách được chọn:Quy đổi thành ảnh bàn; hoặc trừ 200.000đ vào giá trị gói dịch vụ.
12

Bước 12Nhận & sử dụng trang phục cưới hỏi

Chăm sóc khách hàng
Khách nhận trực tiếp
  • Kiểm tra đúng mã & số lượng trang phục.
  • Kiểm tra tình trạng đồ & phụ kiện.
  • Ký phiếu giao nhận.
  • Đặt cọc trước khi mang đồ ra khỏi cửa hàng.
Khách ở xa

Trường hợp không thể đến trực tiếp, HYAN sẽ kiểm tra trang phục & phụ kiện, quay video trước khi đóng gói, hỗ trợ giao theo xe hoặc đơn vị vận chuyển do khách chủ động đặt. Anh chị vui lòng: chủ động đặt xe, theo dõi vận chuyển, kiểm tra ngay khi nhận đồ, báo ngay trong nhóm nếu có vấn đề.

Nếu anh chị không kiểm tra ngay khi nhận, HYAN sẽ không có đủ căn cứ xác định tình trạng tại thời điểm giao và không chịu trách nhiệm với các vấn đề phát sinh sau đó.
Đặt cọc & thời gian sử dụng
  • Mức cọc từ 1.000.000 – 5.000.000đ. HYAN thông báo mức cọc & bồi thường tối đa trước ngày nhận đồ.
  • Thời gian mượn từ 3–5 ngày, tối đa 5 ngày liên tiếp.
  • Trả muộn có thể phát sinh phí từ 200.000 – 1.000.000đ/ngày.
Bảo quản — hạn chế tiếp xúc
  • Rượu vang, nước chè.
  • Pháo màu, bùn đất.
  • Lửa hoặc nguồn nhiệt.
  • Vật sắc nhọn.
Vết bẩn thông thường đã bao gồm phí giặt. Vết bẩn khó xử lý có thể phát sinh phí 200.000 – 1.000.000đ. Mức bồi thường tối đa do hư hỏng bằng 70% giá trị cho thuê tại thời điểm phát sinh — số tiền cụ thể sẽ được thông báo trước ngày nhận đồ.
13

Bước 13Trả trang phục & hoàn cọc

Chăm sóc khách hàng Kế toán

Khi trả đồ, anh chị vui lòng:

  • Trả đúng ngày & giờ.
  • Mang đầy đủ trang phục và phụ kiện.
  • Cùng HYAN kiểm tra tình trạng.
  • Xác nhận phiếu trả đồ.
Nếu không có vấn đềHoàn cọc ngay bằng tiền mặt tại cửa hàng, hoặc trong vòng 24 giờ nếu chuyển khoản.
Nếu có hư hỏng / thiếu đồHYAN đối chiếu tình trạng, tạm giữ tiền cọc để kiểm tra, thông báo chi phí phát sinh (nếu có) & hoàn phần còn lại sau khi đối soát.
14

Bước 14Thanh toán

Kế toán & Thanh toán

💳 Thanh toán dịch vụ

Ngân hàng
BIDV
Tên tài khoản
HỘ KINH DOANH HYANWEDDING
Số tài khoản
V3GSTPAW0128552

Anh chị vui lòng ghi rõ tên khách hàng (không cần ghi nội dung khác), sau đó chụp màn hình gửi bill vào nhóm để kế toán xác nhận và gửi hóa đơn cho nhà mình.

👗 Đặt cọc trang phục

Ngân hàng
Techcombank
Tên tài khoản
HỘ KINH DOANH HYAN WEDDING
Số tài khoản
8688 6886 7979
Nội dung CK
Tên khách hàng – Cọc trang phục – Không thanh toán
Anh chị vui lòng chuyển đúng tài khoản để tránh khoản cọc bị ghi nhận nhầm là tiền thanh toán và phát sinh nghĩa vụ thuế.
15

Bước 15Sử dụng hình ảnh

Chăm sóc khách hàng · truyền thông

Trường hợp anh chị không có yêu cầu bảo mật hình ảnh, HYAN được hiểu là có thể sử dụng hình ảnh cho mục đích truyền thông và giới thiệu dịch vụ.

Nếu không muốn HYAN sử dụng hình ảnh, anh chị vui lòng thông báo rõ trong nhóm chăm sóc.
16

Bước 16Hỗ trợ khách hàng

Chăm sóc khách hàng

Thời gian hỗ trợ: 7h30 – 21h00 hằng ngày.

  • Trong giờ làm việc: HYAN phản hồi tiếp nhận vấn đề trong vòng 30 phút.
  • Ngoài giờ: HYAN ghi nhận & tiếp tục xử lý vào sáng hôm sau.
Trường hợp khẩn cấp, anh chị vui lòng gọi:0898 008 979  ·  0973 281 681  ·  0394 569 897